Privacy protocol

PRIVACYPROTOCOL van de Hilversumse Historische Kring Albertus Perk

Inleiding
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is ingegaan op 25 mei 2018. Deze nieuwe regels gelden in de gehele Europese Unie voor álle organisaties die persoonsgegevens verwerken. Onder een persoonsgegeven wordt verstaan: elk gegeven dat kan leiden tot de identificatie van een natuurlijke persoon. De Hilversumse Historische Kring Albertus Perk verwerkt persoonsgegevens van zijn leden, van relaties en verwante organisaties.

1. Bedrijfsgegevens de Hilversumse Historische Kring Albertus Perk
De vereniging is genaamd: de Hilversumse Historische Kring Albertus Perk (AP) en is opgericht in 1975.

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 40516761.

2. Doel van de gegevensvastlegging
De Hilversumse Historische Kring Albertus Perk verzamelt persoonsgegevens van zijn leden en relaties uitsluitend ter ondersteuning van de doelstelling van de vereniging. Er zijn vier redenen:

a. een persoon te registreren als lid;
b. de betaling van de contributie te administreren en bij niet-tijdige betaling herinneringen te sturen;

c. tijdschriften te versturen naar de leden en de relaties;
d. digitale berichten te verzenden, zoals nieuwsbrieven en nieuwsflitsen naar belangstellenden.

3. Welke gegevens worden vastgelegd?
Van elke lid worden de volgende gegevens vastgelegd:
a. lidnummer;

b. aanheftitel, zoals de heer, mevrouw;
c. naam (voorletters, eventueel tussenvoegsel en achternaam);
d. adres (straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats);
e. e-mailadres, indien het lid dit heeft doorgegeven;
f. betaling bijdrage (bedrag en datum ontvangst).

Van relaties worden vastgelegd: het relatienummer en verder de gegevens die zijn genoemd onder b, c, d en e.

4. Hoe worden persoonsgegevens vastgelegd?
De persoonsgegevens worden verzameld in het ledenbestand. Het bestand van de leden en relaties wordt opgesteld en geactualiseerd door de ledenadministratie die wordt gevoerd door het bestuurslid dat daarmee is belast. Het bestand staat op een met een wachtwoord beveiligde pc die niet is verbonden aan een netwerk.
De gegevens van de leden worden voor de verwerking van de betalingen gedeeld met de penningmeester en indien nodig met andere bestuursleden.
De bestanden staan op de pc van de ledenadministratie. Circa viermaal per jaar wordt een back-up van het ledenbestand gemaakt. Van de leden die zich daarvoor hebben opgegeven en van geïnteresseerden zijn de e-mailadressen in het account van de secretaris van HHK Albertus Perk opgenomen voor de verzending van digitale berichten.

5. Aan wie worden gegevens doorgegeven?
Gegevens van leden en relaties worden niet gedeeld met derden met uitzondering van het verzendbedrijf dat belast is met het drukken van etiketten en verzenden van de eigen periodiek, het Hilversums Historische Tijdschrift Eigen Perk. PostNL ontvangt daartoe viermaal per jaar een bestand van de namen met adresgegevens. Er is met het verzendbedrijf afgesproken dat zij de adressen alleen mogen gebruiken voor het maken van de etiketten en niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken of aan derden mogen verstrekken. De bestanden worden na gebruik door hen gewist.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De gegevens van leden die opzeggen worden binnen twee weken verwijderd uit het ledenbestand of twee weken na de datum van opzegging. Persoonsgegevens van relaties en gegevens van verwante organisaties worden op hun verzoek uit het ledenbestand verwijderd. Oude bestanden met persoonsgegevens worden na vijf jaar gewist. E-mailadressen worden op verzoek verwijderd uit het account van de secretaris.

7. Recht van inzage, correctie, verwijdering van persoonsgegevens
Indien een lid geïnformeerd wenst te worden over de manier waarop hij staat geregistreerd bij AP, een correctie wil doorgeven of zich wil afmelden als lid, kan hij dit per brief of per e-mail verzoeken waarna dit binnen twee weken wordt verwerkt. Het lid krijgt na verwerking van zijn verzoek een bevestiging van de aangebrachte wijziging.
Personen en organisaties worden, op verzoek, geïnformeerd over hun e-mailadres en kunnen verzoeken hun e-mailadres te wijzigen of te verwijderen, waarna dit adres wordt gewijzigd of verwijderd voor de verzending van het volgende digitale bericht.

8. Procedure melden datalekken
Indien er sprake is van een datalek door toedoen van AP wordt dit gemeld bij de voorzitter of secretaris van AP. De secretaris meldt het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien het zo ernstig is dat melding vereist is.

9. Website
Bij bezoek aan de website van de HHK Albertus Perk worden geen cookies geplaatst.
Webpagina’s met aanmeldformulieren zijn in het kader van de AVG voorzien van een SSL-certificaat.

10. Bekendmaking en wijzigingen
Het privacyprotocol van AP wordt via de eigen website bekend gemaakt. Ook toekomstige wijzigingen worden aldus bekend gemaakt.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van AP van 3 juli 2018.

Share